Organización y Planificación

Organización y Planificación ¿Por Dónde Empiezo A Trabajar?

¿Por qué es tan difícil saber por dónde comenzar? Porque no tienes un sistema de organización y planificación.

En toda jornada laboral, al igual que en tu vida personal, siempre es bueno comenzar organizados para ser lo más productivos posible. Por ello, un buen sistema de organización y planificación es fundamental. Pero saber organizarse no es cambiar objetos de sitio: debemos tener las ideas, objetivos y metas bien organizadas y planificadas.

Por lo tanto, en este artículo responderemos a los siguientes interrogantes: ¿tienes una lista de metas laborales? ¿En base a qué trabajas cada día, en lo que te surge, en el imprevisto o las urgencias del momento? Entre otras.

En este artículo te mostraremos una serie de consejos para organizarte y planificar tu día a día para aumentar tu productividad.

Cómo planificar el día a día

Tu motivación tiene que estar por las nubes, porque cuando haces algo que te gusta, eres más productivo y puedes formular las metas y definir tu jornada. Básicamente lo que estás haciendo es establecer una estrategia sobre cómo vas a afrontar tu día a día.

  • Lo que vayas hacer mañana, tenlo planificado el día anterior. La mejor forma de planificar cada uno de tus días es hacerlo con una antelación de 24 horas. Por lo tanto, coge un boli y una agenda, y comienza a anotar.
  • Ponte una meta. Ahora que ya estamos pensando en qué vamos hacer mañana, es importante planificar el día entorno a unas metas que te motiven, ya sea el dinero, la fama, el reconocimiento, etcétera.
  • Planifica las horas. Una vez tengamos marcadas las metas a las que queremos llegar, deberemos planificar el horario, este debe ser lógico, ya que lo deberás cumplir a rajatabla.

Si sigues estas pautas conseguirás planificar tu día a día de tal forma que aumentarás tu productividad, por lo que conseguirás hacer más cosas en menos tiempo.

Organización y Planificación
¿Por qué es tan difícil saber por dónde comenzar? Porque no tienes un sistema de organización y planificación. Y si lo tienes, no lo cumples..

Cuáles son los mejores programas que te ayudarán a organizarte

En ocasiones no podemos organizarnos por lo que deberemos recurrir a programas que nos ayuden con esta tarea. Es por ello, que en este apartado os mostraremos los mejores:

Google Calendar

Esta es una de las mejores herramientas que nos ofrece Google para planificar nuestro día a día. Y, es que dentro de Google Calendar podremos definir todas la tareas que queramos realizar y ponernos de esta forma una serie de objetivos diarios. Además, cuenta con un sistema de alertas, el cual te recuerda las cosas que debes hacer.

Trello

Esta es una de las páginas web más utilizadas para organizar todo tu trabajo. De hecho, es la más utilizada por las empresas. En esta plataforma podrás crear tarjetas con cada una de las tareas que debes, así como personalizarla tanto como desees. Además, a final de mes podrás tener una visión general de todo lo que has realizado.

Toggl

Organizarse conlleva sacarle el mayor partido a nuestro tiempo, por lo que para lograr esto podremos utilizar Toggl. Esta aplicación medirá el tiempo que dediquemos a cada una de las acciones realizadas en nuestro día a día. De esta manera, podrás optimizar aquellos trabajos que te lleve más tiempo hacer.

En definitiva, si utilizas estas herramientas en tu día a día, notarás una evolución en tu productividad.

Consejos de organización y planificación en base a mi experiencia

Con el paso de los años, vas entendiendo mejor que con una buena planificación podrás tener tiempo para el trabajo y para el ocio. Por lo tanto, en este apartado os mostraremos una serie de consejos en base a mi experiencia:

  • Haz un autoanálisis. Antes de empezar a organizarte y/o planificar tu día a día, deberás saber en qué gastas tu tiempo y qué debes evitar para optimizarlo más. Una vez tengas las respuestas a este punto, puedes avanzar con el siguiente.
  • Define tus objetivos. Este punto es importante, por lo que deberás definir tus objetivos a corto plazo (3 meses), medio plazo y largo plazo. De esta forma, cada vez que consigas uno, te sentirás con la motivación de seguir avanzando.
  • Realiza bloques de tiempo que SIEMPRE cumplirás diariamente. Por ejemplo, mi primera hora es para hacer aquella tarea que MENOS me gusta, de esta forma cuando la termino la sensación de satisfacción es increíble.
  • No cojo el teléfono ni abro el correo hasta mínimo las 11:00 am. Así trabajo en lo que tenía planificado, y no en la urgencia del día de quien me llama o escribe. Piénsalo, ¿qué puede ocurrir tan grave que no pueda esperar hasta las 11:00 am.?
  • No planifico más de 4 horas diarias, es decir dos horas por la mañana y dos horas por la tarde. Así me aseguro que durante esas horas hago lo que YO quiero. El resto del día para lo que vaya surgiendo.
  • Para trabajar en lo planificado debes de tener un sistema, para empezar acostúmbrate a apuntar todo lo que te vaya surgiendo y no tomes acción en el momento. Antes de terminar lo que estés haciendo.
  • Valora los resultados. Después de que hayan pasado 3 meses deberás valorar los resultados obtenidos, ya que es importante saber si hay una evolución. En caso de que tus rendimiento no haya mejorado, deberás replantearte tu planning.

Si pones en práctica estos consejos podrás aumentar tu productividad un 200% en menos de 3 meses. Por lo tanto, aprovecha estos trucos y toma acción.

Organización y Planificación

“Mi primera hora es para hacer aquella tarea que a MENOS me gusta. Pero para ello he de organizar y planificar lo que quiero hacer en mi jornada laboral”

Lo anterior es el inicio de un sistema completo de organización y planificación. Pero es más que suficiente para empezar, porque dar más información sólo te saturará. Con lo anterior, harás un esfuerzo que ni te imaginas y será más difícil de lo que piensas. ¿Por qué? Porque estás lleno de hábitos y cambiar los hábitos es muy difícil.

Los hábitos pueden ser perjudiciales, solemos adquirir aquellos que nos son más fáciles y dan placer rápidamente. Pero eso no significa que sean los que más te convienen. Igual ocurre en tu día a día en el trabajo, tienes hábitos inconscientes que te hacen tomar decisiones rápidamente sin pensar. Por ejemplo:

  • Te llaman y contestas.
  • Entra un correo y lo lees.
  • Atacas aquello que te resulta más fácil y cómodo.
  • Dejas para “después” lo que menos te gusta.
  • ¿Te suena? Es por ello que tener un sistema de organización y planificación no es la panacea. Entran en juego los hábitos y ello exige disciplina y dedicación.

¿Estás dispuesto a sacrificarte para conseguir lo que te has propuesto? En definitiva, la organización es una de las mejores cualidades que puedes aprender, de hecho en muchas empresas lo tienen en cuenta.

Ánimo.

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